2023年10月26日至27日，中國石油和化工勘察設計協(xié)會2023年中部地區(qū)區(qū)域合作組織工作會議在武漢成功舉辦，來自中部地區(qū)5省2市18家設計企業(yè)的30余名代表參加了此次會議，共話勘察設計行業(yè)新形勢、生產經(jīng)營情況及區(qū)域合作平臺建設等議題。武漢工程大學研究設計院和湖北省緣達化工工程有限公司承辦大會。大會取得了圓滿成功。

大會的成功召開和圓滿閉幕，離不開大會幕后一支會務團隊的百分努力與辛勤付出。此次會議以高效、專業(yè)的服務贏得了業(yè)內一致好評，正是這一支默默奉獻、精益求精的會務團隊為本次會議圓滿召開提供了堅實保障。

加強統(tǒng)籌 落實責任

9月初，接到承辦2023年中部地區(qū)區(qū)域合作組織工作會議的重任，院領導班子高度重視會議籌備工作，組建了由副院長徐祥兵任組長、院長助理薄瀛任副組長的會務組，從各部門抽調精干力量組建團隊，統(tǒng)籌部署、推動大會籌備工作。

首次承辦區(qū)域合作組織工作會議，沒有任何經(jīng)驗，很多工作都是摸著石頭過河。

副院長徐祥兵全程親力親為指導大會籌辦。會議召開前20天，他帶領工作組研究細化會務方案，確保各項工作按時落地；親自擬定會議流程，精控每個會議環(huán)節(jié)；逐一審閱修改會務材料，確保數(shù)據(jù)精準、排版美觀；多次前往會議現(xiàn)場實地考察，一絲不茍地檢查場地布局、設施配備、餐飲住宿條件以及周邊環(huán)境等情況。

遇事有策 解決問題

院長助理薄瀛全程協(xié)助院領導負責會務籌備的各項工作。本次會議籌備時間緊任務重，各個環(huán)節(jié)都出現(xiàn)過無法預知的困難，大家對他充滿信賴，出現(xiàn)問題也首先想到尋求他的幫助。

“薄助理，金九銀十的酒店開會場地很難預定，我們收集了12家酒店信息備選，要趕緊決定到底選擇離機場近的還是離單位近的？”

“現(xiàn)在打印社設計的會議物料不夠美觀，能否找到專業(yè)機構設計會議全系列用品？”

“今天衛(wèi)星發(fā)射，大部分與會代表的航班都延期了，接機批次變多，我們車輛有限怎么處理？”

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他總是想方設法提出應急預案，與大家一起完成任務。

在團隊中他以其獨特的親和力和責任感，將每一個成員緊密地團結在一起，他總能冷靜的面對突發(fā)情況，想出解決之策，確保各環(huán)節(jié)有條不紊進行。

主動作為 精益求精

袁園、程紫薇和胡莎分別來自綜合管理部和設計事業(yè)部，在會議籌備期間她們三位承擔著對內對外協(xié)調各方資源的重擔。在會務的各個環(huán)節(jié)都可以看到她們忙碌的身影。

袁園負責協(xié)調會議住宿及用餐安排，開會場地預定及布置等相關事宜。開會前期她經(jīng)常晚上十點還在跟酒店經(jīng)理持續(xù)溝通，只為爭取到更好的會議住房及用餐條件。正式會議召開的前一天晚上，她和胡莎與酒店會場管理人員反復測試會議設備到十一點，力求將每一個細節(jié)都調整至最佳狀態(tài)，做到胸中有數(shù)。

胡莎為了會議用品呈現(xiàn)精致美感，營造更具品質的會議氛圍，經(jīng)常因為一個細節(jié)跟設計師反復修改數(shù)十次。

程紫薇始終以春風般的笑容和溫暖的話語為每一位代表做好參會指引，展現(xiàn)出無可挑剔的服務態(tài)度。面對航班延期這一突發(fā)狀況，保持沉著冷靜，積極協(xié)調車輛保障組，確保每一位參會人員都能得到妥善接送。

晏天和李瀟博分別來自財務部和人力資源部，是本次會務組機動預備隊。晏天憑借著精湛的拍攝技術，用鏡頭記錄會務的每一個精彩瞬間。會后她表示，沒想到自己的興趣愛好有一天也能變成為我院服務的戰(zhàn)斗力。李瀟博穿梭于會場的各個區(qū)域，哪里有需要就立刻出現(xiàn)在哪里，一會兒幫忙布置會場的席卡，一會又陪同接送嘉賓，她如同一個靈活的音符，在不同的場景奏響和諧旋律。

任勞任怨 用心用情

涂光美、劉進濤、丁勇、呂朋濤、湯席珍分別來自后勤保障部和設計事業(yè)部。作為車輛保障組，會議期間他們經(jīng)常馬不停蹄連軸轉，披星戴月踏歸程。呂朋濤為送早班機的參會代表，早上六點就從20多公里外的家趕到酒店等候，會議結束后送會務人員回家已是凌晨。涂光美、劉進濤、丁勇和湯席珍在會議期間頻繁往返于機場和酒店之間，時常還未來得及用餐，便又要匆匆啟程去接送參會代表。面對多趟航班延期的突發(fā)狀況，會務用車有限，他們就增多接送頻率，圓滿完成接送近20位參會代表的艱巨任務。

蔡蓓和金婧兩位同志，為實現(xiàn)隆重熱烈辦會和節(jié)儉清廉辦會的有機統(tǒng)一，默默奉獻著自己的智慧。

致敬幕后會務團隊

本次會議籌備牢固樹立 “全校一盤棋，全院一整體” 思維，各部門堅決服從院里的統(tǒng)一安排，緊密協(xié)同作戰(zhàn)。會務團隊充分發(fā)揮主觀能動性，以優(yōu)良的團隊精神匯聚起強大的工作合力，高質量高效率完成會務工作。

他們身處幕后，雖沒有聚光燈的璀璨照耀，卻懷有最熾熱的奉獻之心；雖沒有掌聲的熱烈簇擁，卻秉持最堅定的責任擔當。他們是默默的守護者，是本次會議成功背后的堅實力量；他們是篤定的前行者，發(fā)自己的光同時也照亮大家摸索前進的路。（撰稿：袁園；供圖：晏天；審稿：蘇純華）